Ръководство за работа с NaemAI

1. Какво е NaemAI

NaemAI е B2B платформа за брокерски агенции в България. Тя замества ръчното писане на договори за наем с автоматизиран процес, в който AI юрист пише клаузите според ЗЗД, а двете страни (наемодател и наемател) преговарят онлайн с отделни AI агенти, преди договорът да бъде окончателно одобрен от брокера.

Платформата е създадена с три приоритета: спазване на ЗЗД (всяка клауза цитира съответен член от закона), нулева обработка на лични данни от AI агентите (ЕГН-та, банкови сметки и адреси на постоянно местоживеене не се изпращат на езиковите модели — те се попълват от брокера ръчно в Word след генериране), и двуезична работа (BG/EN едновременно, за брокери, които работят с чуждестранни наематели).

• Автоматизирано изготвяне на двуезичен договор за наем
• Преговаряне между страните чрез AI агенти, без обмен на лични данни
• Цитиране на ЗЗД във всяка клауза за прозрачност
• Експорт като професионален .docx файл с лого на агенцията
• Контролен панел за собственика с метрики и аудит на действията

2. Регистрация и пробен период

Регистрацията започва чрез списъка с покани (waitlist) на началната страница. След одобрение получавате достъп до собствено работно пространство — една агенция, един собственик-брокер. От този момент се активира едномесечен пробен период.

Пробният период включва: 30 дни от регистрацията, 1 брокерски профил, до 1 договор на месец, до 6 съобщения от всяка страна за всеки договор, без итерации (корекции на готов договор).

При първото влизане в таблото виждате модал с подробно обяснение на правилата на пробния период. Натискането на „Разбрах и приемам" записва времеви маркер в базата данни — той служи като правен запис, че сте приели условията.

Пробните договори са реални — AI юристът работи по същия начин, както за платените агенции. Файловете са годни за подписване със страните по съответната сделка. Единствените разлики спрямо платена сметка са количествени (1 на месец, без итерации) и едно техническо обозначение в .docx файла, което Word показва като „Маркиран като окончателен".

3. Една агенция = един общ имейл (важно!)

Това е най-честото объркване при регистрация и води до ненужни двойни плащания. Прочетете го внимателно преди да регистрирате нова агенция.

В NaemAI ЕДНА агенция се регистрира с ЕДИН общ имейл. Всички брокери от тази агенция работят под този общ акаунт чрез отделни брокерски профили с PIN — не през собствения си личен имейл.

Защо така: NaemAI таксува по агенция, не по брокер. Един общ имейл означава една абонаментна сметка, която покрива до 10 / 20 / 30 брокера в зависимост от избрания план. Всеки брокер има отделен профил с PIN за лична отговорност и одит, но не е отделен платен потребител.

Грешен начин ❌ — Петър и Иван се регистрират поотделно с личните си имейли:

• petar@bgimot.com → Агенция A (отделна сметка, отделен абонамент)
• ivan@bgimot.com → Агенция B (отделна сметка, отделен абонамент)
• Резултат: две агенции в системата, които не могат да споделят договори или клиенти. Двойно плащане.

Правилен начин ✅ — Регистрация на агенцията с общ имейл, после добавяне на брокери като профили:

• Стъпка 1: регистрирайте агенцията един път с общ имейл (например office@bgimot.com или info@bgimot.com)
• Стъпка 2: от Настройки → Брокери активирайте Личен режим
• Стъпка 3: създайте профил за Петър с PIN, профил за Иван с PIN, и т.н.
• Стъпка 4: всеки брокер избира своя профил при влизане и въвежда PIN — действията му са одитирани отделно
• Резултат: една агенция, една сметка, до 10/20/30 брокера според плана, общи договори и клиенти

Препоръка за избор на общия имейл: използвайте неутрален адрес като office@yourdomain.com или info@yourdomain.com. Ако се регистрирате с личния имейл на собственика и той напусне агенцията, ще трябва да преконфигурирате достъпа. Неутралният имейл оцелява всяка кадрова промяна.

4. Брокерското табло

След влизане виждате таблото на агенцията. То е разделено на няколко секции:

• Заглавна карта — име на агенцията, логото ви и кратко описание
• Статус на плана — пробен или платен абонамент, дни до изтичане на пробния период
• Чернови договори — брой активни договори, които още не са изнесени
• Списък с договори — последните 10, с бутон за архив
• Форма за нов договор — попълвате параметри и стартирате процеса
• Активност на агенцията — за собственика, дневник на действията на брокерите

Горната лента съдържа превключвател BG/EN, име на текущия брокер, бутон за смяна на профил (в личен режим) и линк към настройките.

5. Създаване на договор — стъпка по стъпка

Целият процес отнема около 15-30 минути в зависимост от това колко бързо отговарят страните. Стъпките:

• Стъпка 1 — Брокерска контролна листа: попълвате адрес на имота, опционално URL към обявата (Imot.bg, OLX и др.), наем (EUR), депозит, срок (месеци), езици на двете страни и евентуални специални условия. Натискате „Създай договор".
• Стъпка 2 — Изпращане на връзки: системата генерира два уникални URL-а — един за наемодателя и един за наемателя. Изпращате ги по email или вайбър. Връзките са защитени с PIN, който се споделя ръчно.
• Стъпка 3 — Потвърждаване на позиция: всяка страна влиза в своя URL и попълва т.нар. „червени линии" — какво приема, какво не приема, евентуален максимален наем и т.н. Тези данни остават лични — не се изпращат на другата страна.
• Стъпка 4 — Чат с AI агент: всяка страна може да обсъди опасенията си с собствения си AI агент. AI агентът помага за формулиране, не разкрива позицията на другата страна.
• Стъпка 5 — Преговори между AI агентите: когато и двете страни са потвърдили позицията си, AI агентите водят кратки преговори помежду си — обменят само офертите, не позициите.
• Стъпка 6 — Двустранно одобрение: двете страни получават общата договорена версия и имат два възможни избора — „Приемам", което потвърждава съгласието с условията, или „Отказвам сделката", което прекратява процеса. Страните не могат пряко да върнат версията за корекции на този етап; ако някоя от тях желае допълнителна промяна по-късно, тя я заявява устно или по чат на брокера, който я обработва чрез „Прецизирай с AI юриста" (виж Стъпка 8).
• Стъпка 7 — AI юрист: брокерът натиска „Генерирай двуезичен договор". AI юристът изготвя пълния двуезичен договор според ЗЗД с цитати на членове.
• Стъпка 8 — Прецизиране от AI юриста (по желание): ако след генерирането брокерът или някоя от страните установи, че трябва да се добави или промени нещо в договора (напр. собственикът се сети за допълнително условие), брокерът отваря панел „Прецизирай с AI юриста", описва промяната с няколко изречения и натиска „Прецизирай проекта". AI юристът изготвя нов двуезичен проект с приложените указания, без нови плащания. Стъпката може да се повтори до изчерпване на платения лимит итерации (по подразбиране до 2 допълнителни корекции на същия договор).
• Стъпка 9 — Преглед и изпращане до страните (задължителна стъпка): брокерът преглежда двата проекта и натиска „Одобри и изпрати на страната" за всеки език. Одобреният проект автоматично се появява в панела на всяка страна на езика, който тя е избрала по време на въвеждането на договора — за информационен преглед преди физическото подписване. Така и наемодателят, и наемателят виждат точно какъв документ ще подпишат, независимо дали са преговаряли с AI агентите си или са избрали бърз (Fast-Track) договор без преговори. Без тази стъпка експортът към Word на следващата стъпка не се отключва.
• Стъпка 10 — Експорт на .docx: натискате „Експорт на финален договор (.docx)". Файлът се сваля автоматично с лого на агенцията, име на брокер и дата. При платен абонамент на този етап картата ви се таксува за конкретния договор (5 EUR за стандартен или 10 EUR за договор с преговори); пробните агенции не се таксуват.

Личните данни (ЕГН, банкови сметки, адреси за регистрация) НЕ се обработват от AI и не се записват в базата. Брокерът ги попълва ръчно в Word след сваляне на .docx файла — на местата, отбелязани с маркери от AI юриста.

6. Стандартен договор без преговори

В случаите, когато двете страни вече са се договорили или предпочитат стандартен договор без преговори, в брокерското табло има втора опция: „Генерирай стандартен проект".

Стандартният път пропуска стъпки 2-6 от обичайния процес: AI юристът изготвя двуезичен договор по ЗЗД на база само на брокерската контролна листа. Прилагат се настройки по подразбиране за всеки оперативен параметър, който не е уточнен (срок на предизвестие, неустойка за забава, ден на плащане). Всички места за лични данни се отбелязват с маркери, които брокерът попълва във Word.

Стандартният път е идеален, когато: двете страни се познават, договорът е продължение на съществуваща сделка, или брокерът просто иска бърз шаблон.

7. Итерации (корекции на готов договор)

След като е генериран и одобрен договор, брокерът на платен абонамент може да поиска до 2 допълнителни корекции в рамките на същото плащане. Това става чрез панела „Прецизирай с AI юриста" в работната зала на договора.

Описвате на български или английски какво да се промени — например „Увеличи депозита на 3 наема" или „Премахни забраната за домашни любимци". AI юристът изготвя нов проект с приложените корекции, който се появява до предишните версии за сравнение.

Итерации НЕ са налични в пробен режим. За да коригирате готов договор, трябва да активирате абонамент.

8. Какво виждат страните на своята връзка

Когато брокерът изпрати уникалната връзка, всяка страна вижда чиста, опростена страница, оптимизирана за мобилни устройства. На нея има:

• Заглавие с името на агенцията и името на страната (наемодател или наемател)
• Резюме на сделката — адрес, наем, депозит, срок
• Формуляр за потвърждаване на позиция („червени линии")
• Чат с собствения AI агент — за обсъждане на опасения
• Преглед на финалния проект на договора, когато AI юристът е готов
• Два бутона за крайно решение — „Приемам" (потвърждение на договорените условия) и „Отказвам сделката" (прекратяване на процеса). Заявка за корекция не е директна опция за страните — тя се прави устно или по чат до брокера, който я обработва чрез AI юриста (виж раздел 5, Стъпка 8)

Текстът на готовия договор на тази страница е защитен от копиране, изрязване и плъзгане. Това предотвратява възможността текстът да бъде извлечен и използван извън платформата без знанието на брокера.

9. Протокол на имота — снимки и опис при предаване

След като и двете страни приемат финалната версия на договора, NaemAI отваря допълнителна, незадължителна стъпка: протокол за приемо-предаване на имота. Това е дигитално подобие на хартиения протокол, който традиционно се прилага към наемния договор — но направено с телефон, без принтер и без ръкописни подписи.

Защо изобщо да се прави протокол? Когато наемателят се изнесе след година или две, протоколът е единственият обективен запис как е изглеждал имотът в деня на влизане. Снимки + лични показания на електромер, водомер и топломер + кратко описание на състоянието. С него и двете страни са защитени: наемодателят — срещу повреди, които не са били негови; наемателят — срещу удържан депозит за нещо, което вече е било така.

Как се активира?

• В панела на всяка страна се появява опция „Активирай протокол“. И двете страни трябва да я маркират — без двустранно съгласие нищо не се случва.
• След това всяка страна избира кой ще го попълни — наемодателят или наемателят. Когато и двамата изберат един и същ човек, тази страна получава активен панел за качване.
• Брокерът може да изключи опцията за конкретен договор от своето табло, ако сделката не я изисква. По подразбиране е включена.

Какво съдържа протоколът?

• До 10 снимки от телефона — директно от камерата или избрани от галерията. Платформата автоматично компресира снимките преди качване, за да са леки за изпращане.
• Описание на състоянието на имота. Изпълнителят пише с обикновен език, а един бутон „Полирай с AI“ преписва текста в професионален стил и го превежда автоматично на двата езика — български и английски.
• Показания на уредите при предаване: електромер, водомер (студена), водомер (топла) и топломер/газ. Всеки уред има номер и текущо показание.

Финализиране и сваляне

• Когато изпълнителят натисне „Финализирай протокол“, всичко се заключва завинаги — снимките, описанието и показанията не могат да бъдат променяни. Това е това, което прави протокола сериозно доказателство.
• След финализиране и двете страни виждат бутон за преглед: спретната страница във формат А4 с логото на NaemAI, адрес на имота, дата, час и подпис на изпълнителя.
• От тази страница протоколът може да бъде отпечатан като PDF (със стандартния диалог за печат на браузъра) или запазен като изображение (за изпращане през Viber, WhatsApp, имейл).
• Брокерът също има достъп до своя копие от таблото — за архивиране заедно с подписания на хартия договор.

Сигурност и поверителност: снимките се пазят шифровани в EU дата-център; достъпът до тях е през временни линкове с кратък срок на валидност, така че никой извън сделката не може да ги отвори. Когато договорът бъде окончателно изтрит, всички свързани снимки също се премахват автоматично.

Тази функция е достъпна само при активен абонамент. По време на пробния период тя не е достъпна на страните — те виждат стандартния поток, без панел за протокол.

10. Режими на агенцията — отворен и личен

Всяка агенция има два възможни режима на работа, които собственикът избира от настройките:

• Отворен режим (по подразбиране) — всеки, който влезе с акаунта на агенцията, има достъп до всички договори. Подходящ за малки агенции с един брокер или с пълно доверие между служителите.
• Личен режим — всеки брокер има отделен профил с PIN. Брокерите виждат само своите договори; собственикът вижда всички. Подходящ за агенции с няколко брокера, които работят с различни клиенти.

Личният режим се активира от Настройки → Брокери. Преди превключването задължително трябва да създадете поне един собственически профил, за да не се самозаключите.

PIN се състои от 4 цифри. След 5 грешни опита профилът се блокира за 15 минути; след 10 — за 1 час; след 15 — за 24 часа; след 20 — се заключва автоматично и само собственикът може да го отключи.

11. Абонамент и таксуване

След пробния период за продължаване на работа е необходим активен абонамент. Той се управлява през Stripe Customer Portal, до който достигате от Настройки → Абонамент и плащане.

• Тарифа Tier 1: до 10 брокерски профила, 20 EUR/месец
• Тарифа Tier 2: до 20 брокерски профила, 40 EUR/месец
• Тарифа Tier 3: до 30 брокерски профила, 60 EUR/месец

Освен месечния абонамент, всеки нов договор се таксува отделно: 5 EUR за стандартен договор без преговори или 10 EUR за договор с преговори. Тази такса се удържа автоматично от записаната карта при натискане на „Отключи и свали".

Ако след пробния период не активирате абонамент, агенцията остава с 1 брокер и не може да създава нови договори, докато не се абонирате. Съществуващите договори не се изтриват — те остават достъпни за справка.

12. Панел на собственика

Собственикът на агенцията има допълнителни инструменти, които не са видими за обикновените брокери:

• Преглед на всички договори в агенцията, не само своите
• Метрики по брокер — брой създадени, изпратени, изнесени договори за избран период
• Дневник за активността — кога кой брокер е сменил профил, добавил договор, неуспешно въвел PIN, променил режима на агенцията
• Експорт на оперативен Excel отчет с 6 листа — резюме, договори, брокери, плащания, активност, контролни листи
• Управление на брокерски профили — добавяне, преименуване, деактивиране, отключване след автоматично заключване
• Качване на лого на агенцията — то се вмъква в горния колонтитул на всеки експортиран договор

13. Защита на личните данни

NaemAI работи с принципа „нулева обработка на лични данни от AI". На езиковите модели НЕ се изпращат:

• ЕГН и други национални идентификатори
• Номера на банкови сметки или IBAN
• Точни адреси за регистрация по местоживеене
• Номера на лични документи
• Каквато и да е друга чувствителна лична информация

AI юристът поставя плейсхолдъри ([ЕГН], [IBAN], [АДРЕС]) в съответните места на договора. Брокерът ги попълва във Word на собствения си компютър, преди разпечатване и подписване. Този подход спазва GDPR и националното законодателство — личните данни никога не напускат компютъра на брокера.

Самите договори, контролни листи и съобщения в чата с AI агентите се записват в нашата база данни (Supabase, в Европейския съюз) и са защитени с Row-Level Security — всяка агенция вижда само своите данни.

14. Поддръжка и контакт

Ако имате въпроси, проблем с конкретен договор или нужда от съдействие при настройка, екипът ни е на разположение на следните канали:

Работно време: понеделник-петък, 09:00 - 18:00 (българско време). Извън работно време оставяте съобщение и получавате отговор в следващия работен ден.

За техническа спешност (грешка в платформата, неуспешно плащане, заключен профил) пишете на email с темата „СПЕШНО" — следим тази входяща пощенска кутия и извън работно време.